Datenschutzhinweise zur Lernplattform

Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten wir auf unserer Lern- und Verwaltungsplattform verarbeiten, wenn Sie bei uns an einer Weiterbildung teilnehmen, bei uns unterrichten oder für uns arbeiten.

1. Verantwortlicher

ABE Akademie für Bildung und Entwicklung GmbH, Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin
Telefon 0172 632 8456 · E-Mail info@akademie-bildung-entwicklung.de

Datenschutzbeauftragte/r: [wird vor Livegang ergänzt, falls benannt]

2. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

• Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Kontaktdaten, Kundennummer der Agentur für Arbeit, Daten des Bildungsgutscheins – zur Durchführung und Abrechnung der Maßnahme.
• Teilnahme und Anwesenheit: Anwesenheitszeiten aus dem Online-Unterricht (Zoom-Teilnahmebericht), Fehlzeiten und Ihre tägliche Bestätigung – weil wir Anwesenheit und Fehlzeiten der Agentur für Arbeit melden müssen.
• Gesundheitsdaten: nur das Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und deren Zeitraum, als Nachweis entschuldigter Fehlzeiten.
• Lernfortschritt: Ergebnisse von Übungen, Freitagsprüfungen und Prüfungssimulationen, Lernkontrollen und Förderpläne – zur Begleitung Ihres Lernens und zum Nachweis des Maßnahmeverlaufs.
• Prüfungen: Anmeldung und Ergebnisse der IHK- bzw. Abschlussprüfung.
• Rückmeldungen: anonyme Zufriedenheitsbefragung, Beschwerden und – nach dem Ende der Maßnahme freiwillig – Ihr beruflicher Verbleib, zur Qualitätssicherung nach AZAV.
• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), Zeitpunkt der Anmeldung; beim Personal zusätzlich der zweite Anmeldefaktor.
• Dozentinnen und Dozenten: Name, Kontaktdaten, Unterrichtseinsätze, Unterschrift unter dem täglichen Schulungsreport.

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung des Teilnahme- bzw. Dozentenvertrags.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten, insbesondere Mitteilungspflichten des Trägers nach § 318 SGB III, Zulassungsanforderungen nach §§ 178, 179 SGB III und AZAV sowie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. den Mitwirkungspflichten im Rahmen der Arbeitsförderung – Nachweis entschuldigter Fehlzeiten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, wo wir Sie ausdrücklich fragen (z. B. freiwillige Verbleibsabfrage).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb der Plattform (Protokollierung von Anmeldungen und Änderungen).

4. Empfänger

• Agentur für Arbeit (die Dienststelle, die Ihren Bildungsgutschein ausgestellt hat): Beginn, Nichtantritt, Abbruch, Fehlzeiten, Prüfungsergebnis – soweit wir dazu verpflichtet sind. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt, soweit die Dienststelle ein Zertifikat bereitstellt.
• Prüfende Stelle (z. B. IHK) zur Prüfungsanmeldung.
• Fachkundige Stelle (Zertifizierer nach AZAV) im Rahmen von Audits, nur Einsicht vor Ort bzw. in Stichproben.
• Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO: Hosting in einem Rechenzentrum in Deutschland/EU (IONOS SE), E-Mail-Versand, Videokonferenz (Zoom).

Für den Online-Unterricht nutzen wir Zoom (Zoom Communications, Inc., USA). Eine Übermittlung in die USA ist dabei möglich; Zoom ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. [Vor Livegang prüfen: aktueller Stand von Vertrag und Zertifizierung]

5. Speicherdauer

• Teilnahmeakte und Nachweise: 2 Jahre nach Maßnahmeende, soweit keine längere Pflicht besteht.
• Meldungen an die Agentur für Arbeit: 5 Jahre nach Maßnahmeende (Nachweis gegenüber dem Prüfdienst).
• Teilnahmeverträge und Rechnungen: 6 bzw. 10 Jahre (Handels- und Steuerrecht).
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: 1 Jahr nach Maßnahmeende.
• Ihr Zugang zum Teilnehmerportal wird 90 Tage nach Maßnahmeende automatisch deaktiviert.

Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht; die Plattform weist die Verwaltung auf fällige Löschungen hin.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie uns dazu an info@akademie-bildung-entwicklung.de.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

7. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne Stammdaten, Bildungsgutschein und Anwesenheitsnachweis können wir die geförderte Weiterbildung nicht durchführen und nicht mit der Agentur für Arbeit abrechnen. Angaben zu Befragung und Verbleib sind freiwillig.

8. Cookies und Sicherheit

Die Plattform setzt nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung. Es gibt kein Tracking und keine Werbung. Die Verbindung ist durchgehend TLS-verschlüsselt, Datensicherungen werden verschlüsselt gespeichert, jeder Zugriff des Personals ist rollenbasiert beschränkt und protokolliert.

9. Keine automatisierte Entscheidung

Die Plattform schlägt Einstufungen vor (z. B. ob eine Anwesenheit die 80-%-Schwelle erreicht). Entscheidungen mit Wirkung für Sie – etwa Meldungen an die Agentur – trifft immer ein Mensch bzw. werden von einem Menschen freigegeben.